A falta de conhecimento básico sobre comunicação é a causa de grande parte dos problemas vividos hoje nas empresas e nos relacionamentos. Felizmente os profissionais estão acordando para esta realidade e buscando se desenvolverem.

Diante dessa afirmação, nós compilamos algumas técnicas e dicas que, se colocadas em práticas, podem melhorar sua comunicação no contexto profissional e também no pessoal.

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Confira a seguir a estrutura da comunicação geral e técnicas assertivas para que você consiga ser mais efetivo em suas comunicações

Para que a sua comunicação seja de fato eficaz é necessário também que ela seja efetiva, ou seja, utilize dos diversos recursos disponíveis a ela. Além disso, é importante entender que a comunicação eficaz consiste em transmitir a mensagem de forma clara e assertiva, bem como em garantir que a mensagem seja entendida.

Antes de adentrarmos nas técnicas, falaremos um pouco sobre a estrutura e os elementos do processo da comunicação.

Elementos do processo de comunicação

A compreensão do funcionamento dos elementos do processo de comunicação é fundamental para que se alcance os objetivos pretendidos.

Casado (2002, p. 11)¹ cita que “esses elementos são o Emissor, Receptor, Canal, Mensagem, Código e Ruído”, exemplificado logo abaixo:

O Emissor: ou a fonte da mensagem, é onde se inicia o processo de comunicação. Este emissor pode ser uma pessoa, um departamento de uma empresa, como por exemplo relações públicas. O objetivo é comunicar algo a alguém.

O Receptor: é aquele para quem a mensagem é direcionada. Ao recebê-la, o receptor precisa decodificá-la (entender) de quem a enviou (no caso, o emissor) e transformá-la em informações.

O Canal: também conhecido como veículo, é o meio pelo qual se escolhe enviar a mensagem para o receptor. Este meio de comunicação pode ser representado de diversas formas (oral, escrito, visual). Basicamente, diz respeito ao caminho pelo qual as mensagens podem trafegar.

A Mensagem: é a razão de ser da comunicação. Traduz a ideia em seu conteúdo e pode ser passada de diversas formas. Uma mensagem pode conter elementos não-verbais (figuras, gestos, etc.) dentro de si.

O Código (codificação): a codificação dá forma às ideias e aos objetivos, elabora uma mensagem por meio de códigos e regras e a transmite pelo canal até o receptor. A principal forma de codificação é a linguagem.

O Ruído: é tudo que distorce, atrapalha ou modifica o fluir da mensagem em qualquer fase do processo de comunicação.

De maneira bem prática, podemos dizer que o processo de comunicação funciona da seguinte forma:

O emissor escolhe ou cria uma mensagem. Faz a codificação de acordo com o código selecionado (por exemplo o inglês ou português). E a envia ou a transmite por meio de um canal (oral ou escrito). O receptor recebe a mensagem, faz a decodificação e interpretação de acordo com o que foi entendido. O que foi entendido também é chamado de feedback.

Técnicas práticas

Agora que explicamos os elementos do processo de comunicação, podemos prosseguir para as técnicas e dicas práticas a fim de tornar sua comunicação eficaz.

Apresentamos abaixo 3 (três) passos práticos para você já começar a aplicar:

(1) Rapport

O rapport é uma palavra francesa sem definição concreta no português. Algumas definições correspondem a empatia, conexão, harmonia e outras palavras relacionadas.

O Rapport é uma conexão mental harmoniosa entre duas ou mais pessoas. Anthony Robbins, estrategista, escritor e palestrante motivacional estadunidense, explica: “rapport é a capacidade de entrar no mundo de alguém, fazê-lo sentir que você o entende e que vocês têm um vínculo em comum.” Rapport é a capacidade de deixar de lado sua percepção de mundo e conseguir ver o mundo como o outro vê.

Existem diversas formas de como criar rapport com alguém. Conheça agora 3 (três) dicas para entrar em rapport com as pessoas e obter uma comunicação eficaz.

(1) Linguagem Corporal: espelhar de maneira sutil e discreta os gestos, movimentos e expressões faciais.

Na prática: Quando a pessoa com quem você está interagindo cruzar os braços, você pode também fazer algum movimento. Preste atenção aos movimentos e acompanhe, sem exageros.

(2) Tom de Voz: Observar o volume e o ritmo da voz e acompanhe.

Na prática: Se uma pessoa fala devagar e baixo, entre no mesmo volume e ritmo que ela.

(3) Humor e Emoções: Acompanhar humor e emoções.

Na prática: Se a pessoa está brava ou descontente com alguma coisa, demonstre também raiva e descontentamento como o que ela transmite. Ou seja, coloque a empatia em ação. Isso demonstra que você sabe como a pessoa se sente e está de fato preocupado com ela.

Importante: Para entrar no mundo da pessoa, você precisa, de fato, se interessar pelo o que ela tem a dizer. Evitar todo e qualquer tipo de julgamento, mesmo que seja mental. Ou seja, é demonstrar genuinamente compreensão pelos seus sentimentos. É realmente se colocar no lugar da outra pessoal. Isso são comportamentos primordiais para criação do Rapport.

(2) Chame a atenção para si

No período paleolítico, os homens viviam em pequenos bandos, caçavam e pescavam e também fabricavam todo o tipo de instrumentos para sua sobrevivência.

Além disso, era necessário que ele fizesse a identificação de todas as possíveis ameaças a sua vida. Como resposta a essa necessidade, seu cérebro desenvolveu o gatilho mental da curiosidade.

Hoje em dia, esse gatinho é muito utilizado por roteiristas e autores para prender a atenção do seu público a fim de vender as próximas edições de livros, filmes etc.

Isso acontece e funciona porque nós não conseguimos ficar com histórias incompletas.

Da mesma forma que os exemplos citados acima, você pode utilizar frases poderosas em seus conteúdos, sejam escritos ou sejam orais, para despertar a curiosidade e fazer com que a pessoa o acompanhe até ao final. Mas, lembre-se, o contexto deve estar alinhado à chamada inicial. Caso contrário, você pode cair em descrédito.

Exemplo:

Em palestras e vídeos você pode dizer frases como:

(1) “e você também pode triplicar suas vendas com uma única técnica, mas explicarei isso mais para o final”

ou

(2) “Se você ficar comigo até o final deste vídeo você descobrirá como de fato aumentar a sua produtividade”.

Estas frases fazem com que você prenda mais o seu público. Você projeta a pessoa para algo de importante a vir na sequência.

Descubra como Fazer Apresentações iguais as de Steve Jobs.

(3) Treine

É melhor suar no campo de treinamento do que sangrar no campo de batalha. O segredo de grandes conquistas e grandes realizações dentro da comunicação não está relacionado ao talento nato. Mas sim ao trabalho duro e a perseverança.

Michael Jordan, diferente do que muitos imaginam, não foi um talento nato. Com certeza foi um dos atletas mais dedicados da história do esporte. Mas, antes de qualquer sucesso, ele foi cortado da seleção de basquete no ensino médio. Não foi selecionado pela universidade onde queria jogar (Universidade da Carolina do Norte). E também não foi convocado para as duas primeiras equipes da NBA que poderiam tê-lo chamado. Como é sabido de todos, nos dias de hoje, ele é considerado um dos maiores jogadores de basquete de todos os tempos. Podemos achar que isso deveria ter sido evidente desde o início. Porém, a história é outra. O sucesso só chegou depois que ele trabalhou constantemente para aperfeiçoar suas fraquezas.

“A Estrada para o Sucesso está Sempre em Construção”

Na arte de se comunicar não é diferente. É necessário tempo de dedicação. Faça treinamentos e cursos. Leia bons livros. Elimine de vez todas as coisas que não agregam na sua vida. Sugestão: “corte na raiz”.

Fique atento aos vícios de linguagem. Veja qual a forma mais adequada de se comunicar para cada situação. Utilize expressões objetivas que não gerem sentido diferente do que você pretende comunicar. Encontre um bom ritmo e velocidade para sua fala.

Algo que pode facilitar muito o processo de aprendizagem e identificação do que pode ser melhorado é você gravar seus treinos e assisti-los posteriormente.

Lembre-se: “Sucesso significava fazer o melhor possível, aprender e se aperfeiçoar”.

Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer. 

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¹CASADO, T. As pessoas na organização. São Paulo: Gente, 2002.